Redução de custos e despesas com GMD
O gerenciamento matricial de despesas (GMD) é um processo que envolve a alocação de despesas por meio de uma matriz, onde as categorias de despesas (pacotes) são representadas em um eixo e as unidades de negócios ou departamentos (centros de custos) são representados no outro eixo.
Essa matriz permite um melhor acompanhamento e análise dos gastos, facilitando a tomada de decisões relacionadas ao gerenciamento financeiro.
A sua implementação e utilização requer uma abordagem estruturada e bem planejada. Recomendamos a consideração das etapas a seguir:
Identifique as despesas administrativas:
Comece mapeando todas as despesas administrativas da organização, desde salários e benefícios até suprimentos de escritório, serviços contratados e outros gastos relacionados à administração.
Definir os objetivos:
Antes de começar a implementar o GMD, é importante definir claramente os objetivos e resultados esperados.
Isso pode incluir a redução de custos em áreas específicas, melhorar a eficiência operacional ou otimizar a alocação de recursos.
Identificar as categorias de despesas:
Analise as diferentes categorias de despesas dentro da organização. Isso pode incluir despesas operacionais, despesas de capital, custos diretos e indiretos, entre outros.
Identifique as mais relevantes e significativas para a organização. Recomendamos o uso da técnica dos 80/20 (Princípio de Pareto).
Nesse ponto atribua responsabilidades claras a cada unidade ou departamento em relação às despesas que podem ser controladas por eles. Isso ajudará a criar um senso de propriedade e responsabilidade pela gestão dos gastos.
Mapear as unidades de negócio/departamentos: Identifique as diferentes unidades de negócio ou departamentos dentro da organização que serão considerados na matriz do GMD.
Isso pode incluir divisões geográficas, linhas de produtos ou serviços, unidades de produção, entre outros.
Normalmente são considerados os centros de custos (lucros). Certifique-se de ter uma visão abrangente das diferentes áreas que serão analisadas.
Construir a matriz do GMD: Crie uma matriz que relacione as categorias de despesas identificadas com as unidades de negócio ou departamentos mapeados.
A matriz deve permitir a alocação e acompanhamento das despesas de cada área específica.
Coletar e analisar os dados: Reúna os dados financeiros relevantes das diferentes unidades de negócio ou departamentos.
Isso pode incluir relatórios de despesas, faturas, registros contábeis, entre outros. Analise esses dados para identificar tendências, padrões de gastos e oportunidades de melhoria.
Estabelecer métricas de desempenho: Defina métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o progresso e o sucesso do GMD.
Isso pode incluir métricas relacionadas à redução de custos, eficiência de gastos, retorno sobre investimento, entre outros. Estabeleça metas claras e mensuráveis para orientar o processo.
Promova a colaboração entre os departamentos: Estimule a comunicação e a colaboração entre os departamentos, especialmente quando as despesas envolvem várias áreas da organização.
Isso pode ajudar a identificar oportunidades de redução de custos por meio de sinergias e compartilhamento de recursos.
Incentive a conscientização dos funcionários: Promova uma cultura de conscientização sobre os custos entre os funcionários.
Eles devem ser incentivados a encontrar maneiras de reduzir gastos em suas atividades diárias, como economizar energia, evitar desperdícios e usar os recursos de forma mais eficiente.
Monitore e avalie regularmente: Acompanhe os resultados e avalie periodicamente o progresso em relação às metas estabelecidas.
Faça ajustes conforme necessário e reconheça os departamentos e funcionários que alcançarem bons resultados.
Lembre-se de que o gerenciamento matricial de despesas é um processo contínuo. Para obter resultados consistentes, é fundamental manter a disciplina e o compromisso com a análise e a redução de custos ao longo do tempo.
Planejamento orçamentário e GMD
O planejamento orçamentário e o Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) estão intimamente relacionados e são complementares no processo de gestão financeira de uma organização.
Ambos desempenham um papel fundamental na alocação e controle dos recursos financeiros. Pontos de Inter-relacionamentos:
Definição de metas:
O planejamento orçamentário estabelece as metas financeiras da organização para um determinado período.
Isso inclui a definição de metas de receita, de controle de despesas e de alocação de recursos. O GMD, por sua vez, fornece uma estrutura para analisar e gerenciar as despesas de acordo com essas metas estabelecidas.
Alocação de recursos:
No planejamento orçamentário, são determinados os recursos financeiros disponíveis e como eles serão distribuídos entre as diferentes áreas da organização.
O GMD entra em cena ao permitir uma alocação mais precisa desses recursos, através da análise matricial das despesas por categorias e unidades de negócio.
Isso ajuda a identificar áreas com alto custo ou ineficiências, permitindo uma realocação mais eficiente de recursos.
Controle e acompanhamento:
Tanto o planejamento orçamentário quanto o GMD são ferramentas de controle financeiro.
O planejamento orçamentário estabelece benchmarks e metas a serem alcançadas, enquanto o GMD fornece um acompanhamento contínuo e detalhado das despesas em cada área.
Dessa forma, é possível identificar desvios, realizar ajustes e tomar ações corretivas para manter as despesas sob controle e em linha com o orçamento estabelecido.
Análise de desempenho:
O GMD fornece informações valiosas para a análise do desempenho financeiro das diferentes áreas da organização.
Ele permite comparar o desempenho destas, em termos de despesas e identificar melhores práticas. Essa análise pode ser usada para avaliar a eficiência, identificar oportunidades e direcionar investimentos de forma mais estratégica.
O planejamento orçamentário fornece uma referência para essa análise, pois estabelece as metas e objetivos financeiros que devem ser alcançados.
Monitoramento e controle contínuos:
Uma vez que o orçamento é estabelecido, é fundamental monitorar regularmente o desempenho em relação às metas estabelecidas.
Utilize o GMD para realizar análises regulares das despesas e identificar desvios. Isso permitirá ajustes ao longo do tempo, garantindo que a empresa esteja no caminho certo para atingir suas metas de redução de custos.
Comunicação transparente:
Mantenha uma comunicação clara e transparente em relação às metas de redução de despesas, tanto durante o processo de orçamento quanto ao longo do período orçamentário.
Mantenha os departamentos e funcionários informados sobre os progressos e desafios, incentivando a colaboração e o engajamento de todos na busca pela eficiência e redução de custos.
Lembrando que o GMD e o processo orçamentário devem ser adaptados às necessidades e à cultura da empresa.
É importante considerar as particularidades de cada organização ao implementar essas estratégias, buscando sempre o equilíbrio entre a redução de despesas e o alcance dos objetivos de negócio.
Suporte na Implantação do GMD:
A plataforma P-POV está preparada para ajudar a sua empresa a implantar essa metodologia de gestão de gastos, pois permite a parametrização da Matriz GMD de modo flexível, sincronizando seu plano de contas contábeis e plano de centro de custos, permitindo identificar em poucos cliques, os dados que deverão ser agrupados a cada pacote de gastos.
Possui ainda controle de acessos e visibilidade adequada dos dados.
Outras vantagens da plataforma:
Registro preciso das despesas:
Permite o registro preciso e detalhado de todas as despesas realizadas pela organização. Ter um registro confiável e atualizado é fundamental para o GMD, pois fornece a base de dados necessária para análise e alocação adequada das despesas.
Categorização das despesas:
Permite a categorização das despesas em diferentes tipos, como despesas operacionais, despesas de capital, despesas de marketing, entre outras.
Essa categorização é essencial para o GMD, pois ajuda na análise matricial das despesas, permitindo identificar áreas específicas de gastos e compará-las entre as diferentes unidades de negócio ou departamentos.
Acompanhamento em tempo real:
Oferece recursos de acompanhamento em tempo real, permitindo que as despesas sejam monitoradas continuamente.
Isso é crucial para o GMD, pois fornece informações atualizadas sobre os gastos em cada área da organização.
Com o acompanhamento em tempo real, é possível identificar rapidamente desvios orçamentários, gastos excessivos ou ineficiências, permitindo ações corretivas imediatas.
Relatórios e análises:
Os relatórios do P-POV fornecem insights valiosos sobre os padrões de gastos, tendências, variações e desempenho financeiro da organização.
No contexto do GMD, esses relatórios podem ser usados para identificar áreas de alto custo, comparar o desempenho entre unidades de negócio, avaliar a eficiência das despesas e tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos.
Automatização de processos:
Automatização de processos de aprovação de gastos, reconciliação de transações, cálculo de orçamentos e a geração de relatórios.
Isso permite que as equipes responsáveis pelo GMD se concentrem mais na análise e na tomada de decisões estratégicas em vez de tarefas operacionais demoradas.
